C’est un des sujets incontournables des bibliothèques !
Qui fait les propositions d’achat ? Ce sont les bibliothécaires et les usagers principalement. À travers le site internet de la bibliothèque, les usagers peuvent s’identifier et remplir un formulaire (nommé desiderata [qui se traduit par : la liste de désirs]) avec les données les plus complètes possibles (titre et auteur au minimum).
Pourquoi ? Il faut bien renouveler les étagères avec de nouveaux récits non ? Cela permet d’offrir un contenu différent et varié au public, mais également de renouveler les collections devenues obsolètes (destruction physique de l’ouvrage, ou si celui-ci n’est jamais emprunté).
Une fois la demande acceptée par le responsable du service, l’usager recevra des notifications par e-mails de l’état de la commande (si la demande a été acceptée, l’état de la commande et sa réception). Si la demande du lecteur est refusée (document trop vieux, trop spécifique, sans intérêt particulier, risque d'obsolescence, etc.), celui-ci recevra un courrier électronique d’information.
Comment ? Mes collègues se basent sur des revues ou des périodiques littéraires pour remplir le document des propositions d’achat. Le bouche-à-oreille est également de mise et joue un rôle important. Les librairies nous proposent une sélection d’ouvrages qui sont dit «en vogue» (les livres surfant sur la vague actuelle en somme).
Quand ? Tout le temps. C’est un service qui ne se ferme jamais.
Le budget annuel de la bibliothèque Infanta Elena de Séville est de 30’000 euros. Il se divise premièrement en deux, 10’000 euros octroyé à la section jeunesse infantile et adolescente. Les 20’000 euros restants se répartissent équitablement pour chaque section thématique (philosophie, science, arts, DVD, musique, etc.).
Il existe dans le programme informatique de catalogage (Absysnet), une rubrique appelée acquisition, mais étant apparemment difficile à gérer, son usage n’est donc pas requis. Mes collègues utilisent un dossier interne (Excel) dans lequel elles notent chaque transaction/colis (support de factures), ce qui permet de garder une trace des opérations effectuées (et gérer l'état des commandes par extension).
Les achats se réalisent dans plusieurs librairies dans la ville de Séville ("Palas" dans la zone de Los Remedios ou bien "el Corte inglés", etc.). Dès la réception des colis, les factures sont données au responsable administratif qui s’occupera de les envoyer, après vérification, à un département financier de l’État.
La réception des colis :
Dès la bonne réception des cartons, les livres sont sortis, leur état vérifié et finalement cochés sur la facture (permettant aux collègues de savoir que nous l’avons bien reçu). On leur ajoute un tampon au dos de la page de titre avec un "A" écrit à l'intérieur et au stylo (pour adquisición, c’est donc un achat). Pour terminer, le livre sera déposé sur une étagère, prêt à être catalogué.
¡Ya nos veremos!
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